Projet Planification Secrétariat PHASE

Projet de Programmation 2017 proposé aux étudiants de Master 1 Bio-Informatique
Ce projet a été réalisé, développé puis mis en production en 2018.

Titre : Planification Secrétariat PHASE

Nom des responsables du projet :

  • Adrien Boussicault, adrien.boussicault@labri.fr
  • Pierre Lacroix, pierre.lacroix@labri.fr

Collaboration sur le projet :

  •  Karine Verdeau karine.verdeau@u-bordeaux.fr
    Chargée d’Accompagnement Spécifique du Service PHASE

Dépôt du projet : Ce projet est sous licence Open Source.

Dépôt git : git clone https://services.emi.u-bordeaux.fr/projet/git/planiphase

Description du travail :

Projet mené dans le cadre de l’accessibilité numérique de l’Université de Bordeaux et commandé par le Service PHASE.

L’objectif de ce projet est de réaliser un logiciel (ou une plateforme web) pour gérer l’organisation des examens et la planification des secrétaires venant aider les étudiants handicapés de l’université de Bordeaux pendant leurs examens. Un manuel d’utilisation de ce logiciel est aussi demandé.

L’utilisateur de ce logiciel est une personne responsable de la planification du Service PHASE. Les acteurs à mettre en relation (en utilisant le logiciel) sont : des étudiants handicapés, des secrétaires, des enseignants et la responsable de la planification.

Le logiciel doit maintenir une base de données contenant :
– une liste des secrétaires avec le nom, le prénom, les coordonnées, les spécificités (formation), et un calendrier des disponibilités ;
– une liste des étudiants en situation de handicap avec le nom, le prénom, la filière de formation, les besoins en terme de handicap ;
– une liste de lieux avec quelques lieux préférentiels (bâtiments et salles dédiées) référencés en fonction des handicaps (accessibilité des lieux et des salles) ;
– une liste des équipements disponibles (ordinateurs, imprimantes, liseuses, etc.) ;
– une liste des secteurs de formations avec le nom des responsables PHASE ;
– une liste des Unités d’enseignement avec les noms et mails des responsables et des enseignants;
– un calendrier universitaire.

Le logiciel se compose en deux parties reliées entre elles : une partie de planification d’épreuves et une partie pour générer un bilan (à la demande, sur une période au choix) des heures effectuées par chaque secrétaire, que nous allons maintenant décrire.

I) Partie de planification des épreuves

Le responsable de la planification reçoit, au fil de l’eau, des demandes d’assistances pour des épreuves d’examens (demande émise par les étudiants, les enseignants ou données récupérées par consultation de l’EDT étudiant).

Le logiciel doit contenir un calendrier interactif sur lequel le responsable doit placer l’évènement en associant les épreuves à un secrétaire d’épreuve.

L’épreuve est identifiée par un jour, un horaire (de début/de fin), un lieu, une matière, un enseignant et un étudiant handicapé. Il peut arriver que les informations soient incomplètes, c’est à dire que les créneaux horaires ou les
lieux ne soient pas suffisamment précis.

Le logiciel doit permettre d’attribuer un secrétaire d’épreuve à une épreuve de la façon suivante :
1) Le logiciel doit présenter graphiquement des mentions particulières, concernant les besoins de l’étudiant, concernant la logistique à mettre en œuvre : matériel nécessaire (ordinateur, etc.), formats de sujets à apporter (sujet écrit en braille), etc.
2) le logiciel doit lister les secrétaires disponibles ayant :
– une formation universitaire adéquate aux connaissances qui devront être retranscrites dans l’épreuve;
– une formation appropriée à l’interaction avec la personne handicapée.
3) le logiciel doit envoyer des courriels aux secrétaires potentiels en envoyant la liste des créneaux à pourvoir.
4) Le responsable doit pouvoir placer un secrétaire sur des épreuves et des créneaux horaires. (c’est le Service PHASE qui choisi, mais il est important de privilégier ceux qui se positionnent rapidement)3

Le logiciel doit ensuite préparer l’épreuve en :
1) envoyant un mail d’informations aux secrétaires listant ses interventions et donnant des précisions pratiques pour chaque épreuve.
2) envoyant un mail d’informations aux étudiants handicapés listant ses épreuves et donnant des précisions pratiques pour chaque épreuve (ce ne sont pas les mêmes listes).
3) si besoin, mais pas toujours, envoyant un mail d’informations aux enseignants (lieu, nom du secrétaire d’épreuve, particularité).
4) permettant de générer une alerte au responsable PHASE ou affichant une indication visuelle sur le calendrier : prévoir un ordinateur, ou apporter un sujet écrit en braille, etc.

Le logiciel doit pouvoir faire des rappels manuels de mails pour certaines des étapes précédentes, selon le besoin, avant l’épreuve.

Le logiciel doit permettre de modifier les données rentrées à tout moment et envoyer des courriels récapitulant les modifications.

II) Partie de génération du bilan horaire

Le logiciel doit générer automatiquement, à partir des informations rentrées pendant la planification des épreuves,
les bilans horaires par secrétaires, sur une période au choix (1 ou 2 mois, ou plus), pour servir de base de paiement aux contrats de vacation.

Ce bilan doit contenir, par période, et pour chaque secrétaire :
– la liste de toutes ses interventions en détaillant la date, l’heure, l’épreuve, le nom du secrétaire et en mettant bien en avant le nombre d’heures travaillées;
– le total des heures effectuées par le secrétaire.

Le logiciel doit permettre de réaliser une sauvegarde de la base de données ainsi que des bilans sous forme de fichiers.
Le logiciel doit aussi permettre d’importer les données contenues dans les fichiers pour recréer la base de données.

Le logiciel doit être sous licence libre (LGPL ou GPL Version 3 ou plus).
La partie serveur de l’application (si elle existe) doit fonctionner sous serveur Linux uniquement.
Les parties applicatives doivent fonctionner pour le système d’exploitation Linux et doivent être portées sous Windows.